SINTEF-RAPPORT

I samarbeid med SINTEF ved seniorforsker Dagfinn Moe har Bjørn våren 2008 gjennomført et pilotprosjekt for POSTEN-Norge.

Bestilling: «Utvikling av en bedre samhandlings- og sikkerhetskultur» blant POSTENs 10.000 ansatte innen distribusjon.»

SINTEF RAPPORT

TITTEL

PRØVEPROSJEKT

Utvikling av en god ”sikkerhets- og samhandlingskultur” i Posten Norge AS.

Evaluering av samlinger med ansatte i tre enheter i posten Distribusjonsnett

SINTEF Teknologi og samfunn

Transportsikkerhet og -informatikk

Postadresse:     7465 Trondheim

Besøksadresse: S.P. Andersensv. 5

Telefon:              73 59 46 60

Telefaks:            73 59 46 56

Foretaksregisteret: NO 948 007 029 MVA

FORFATTER

Seniorforsker Dagfinn Moe

OPPDRAGSGIVER

Posten Norge AS

RAPPORTNR.

GRADERING

OPPDRAGSGIVERS REF.

SINTEF F8015

Fortrolig

HMS direktør Geir Riise

GRADER. DENNE SIDE

ISBN

PROSJEKTNR. 50346300

ANTALL SIDER OG BILAG: 40

ELEKTRONISK ARKIVKODE

PROSJEKTLEDER (NAVN, SIGN.)

VERIFISERT AV (NAVN, SIGN.)

F8015_SINTEF  RAPPORT DMO  master.doc

Dagfinn Moe

Kristian Sakshaug

ARKIVKODE

DATO

GODKJENT AV (NAVN, STILLING, SIGN.)

50346300

2008-10-09

Ragnhild Wahl, forskningssjef

SAMMENDRAG

Rapporten omhandler et pilotprosjekt der målet har vært å utvikle en god ”sikkerhets- og samhandlingskultur” blant ansatte og ledere i Posten Norge AS. Målgruppen i dette prosjektet er ledere og ansatte ved distribusjonsenhetene. Denne styrkingen skal bidra til å bevege Posten Norge AS i den retning visjonen peker og realisere hovedmålene.

Rapporten beskriver de metodiske grepene som er brukt blant 3 enheter i Posten distribusjon og resultatene fra evalueringen. Det er gjennomført to samlinger á 4 timer med hver av enhetene.

Det metodiske grepet er basert på bruk av aksjonsteknikker i kombinasjon med teoretisk innsikt. Det er brukt en kombinasjon av emosjonell involvering, refleksjon, fysisk aktivering og personlige forpliktelser som skal føre til atferdsendringer. Tema på samlingene har blant annet vært motivasjon, tillit, stresshåndtering, arbeidsrutiner, risikoforhold, mellommenneskelige relasjoner og samhandling.

Evalueringen viser at dette er en meget velegnet måte å ta tak i folks hverdag og arbeidssituasjon på. Det har ført til atferdsendringer til det positive for arbeidsmiljøet. Det kan bli et meget nyttig bidrag i de satsingene som Posten Norge AS iverksetter for å bli ”Verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern”.

SINTEF Teknologi og samfunn har på oppdrag fra Posten Norge AS gjennomført et pilotprosjekt vedrørende utviklingen av en god ”sikkerhets- og samhandlingskultur” blant ansatte innen divisjonen Distribusjonsnett.

Evalueringsprosjektet er gjennomført ved at tre enheter innen distribusjon hver har deltatt på to samlinger med en varighet på 4 timer på hver samling. Det er utarbeid et eget program for gjennomføringen med hensyn til metode og innhold.

Geir Riise, Rune Refvik, Petter Evjen og Jens Michal Thorstensen har vært de mest sentrale kontaktpersonene i Posten Norge AS. Vi takker for et meget godt samarbeid både under planleggingen og gjennomføringen av prosjektet.

Vi vil også rette en takk til de enhetene som deltok og den positive holdningen vi har møtt under gjennomføringen av samlingene.

Prosjektleder og ansvarlig for prosjektet har vært seniorforsker Dagfinn Moe ved SINTEF i samarbeid med relasjonsbygger Bjørn Smith-Hald fra Relasjonsbyggerskolen.

Trondheim oktober 2008

Ragnhild Wahl

Forskningssjef

Hovedmålet med pilotprosjektet har vært å utvikle en metode som kan bidra til å utvikle en god ”sikkerhets- og samhandlingskultur” blant ansatte og ledere i Posten Norge AS. Målgruppen i dette prosjektet er ledere og ansatte ved distribusjonsenhetene. Denne styrkingen skal bidra til å bevege Posten Norge AS i den retning visjonen peker og realisere hovedmålene.

Rapporten beskriver de metodiske grepene som er brukt blant 3 enheter i Posten distribusjon og resultatene fra evalueringen.

Vi har valgt en beskrivelse av kulturbegrepet der ”kultur kan forstås som et sett av felles eller delte tanke- og handlingsmønstre som vi har tilegnet oss gjennom interaksjon med andre”. Samhandling omhandler elementer av kommunikasjon, interaksjon og relasjoner.  Samhandlingskultur oppstår gjennom samhandlingsprosesser der menneskers virkelighetsoppfattninger og forståelse kommer fram gjennom fysiske handlinger, språk og ikke- verbal kommunikasjon. Erfaringer fra arbeidsplasser har vist at det kan utvikle seg en praksis som innebærer risikofylte ”snarveier” i forhold til planlagte arbeidsmetoder. Det at ansatte ikke følger de fastlagte prosedyrer eller ”best practise”, skyldes forhold på individ-, samhandlings- og organisasjonsnivå.

Det metodiske grepet som er brukt er basert på bruk av aksjonsteknikker (learning-by-doing) i kombinasjon med teoretisk innsikt. Hver enhet har vært med på to samlinger á 4 timer med ca 3 ukers mellomrom. Det er brukt en kombinasjon av emosjonell involvering, refleksjon, fysiske opplevelser og forpliktende avtaler knyttet til daglig atferd. I forpliktelsen ligger at hver enkelt deltager forplikter seg overfor de andre til å endre sin atferd til det bedre for arbeidsmiljøet og arbeidsoppgavene. Atferdsendringene skal være konkrete og lett gjenkjennbare for de andre. Forpliktelsene om atferdsendringer til det bedre for arbeidsmiljøet er ikke bare et lederansvar, men noe hver enkelt skal bidra med.

Tema på samlingene har vært knyttet opp mot å skape et arbeidsmiljø med trygghet, motivasjon, tillit, stresshåndtering, arbeidsrutiner, risikoforhold, mellommenneskelige relasjoner og samhandling.

Evalueringen ble gjennomført ved bruk av spørreskjema etter hver samling, personlige tilbakemeldinger fra alle i plenum og avsluttende evalueringsseminar med distriktssjefer,  enhetsledere, tillitsvalgte, verneombud og representanter fra ledelsen sentralt. Det er tre hovedeffekter av samlingene:

  1. 68 – 86 % av deltagerne gav karakteren meget/svært bra med hensyn til at samlingene hadde vært ”lærerike og nyttige”, ”trygge og motiverende” og at det de hadde vært med på opplevdes som ”seriøst”.
  2. Deltagerne mente nytteeffekten av samlingene var stor og omhandlet forhold knyttet både til arbeidsmiljøet og livet utenom arbeidstiden.    
  3. Atferdsendringer har i store trekk funnet sted i de tre enhetene basert på forpliktelsene som ble avgitt i plenum, både mellom samlingene og etter siste samling.

Evalueringen viser at dette er en velegnet måte å ta tak i folks hverdag og arbeidssituasjon på. Konseptet vil kunne samhandle med de andre satsingene, eksempelvis ”Vær sikker” og ”Dialog og utvikling”. Sammen kan det bli et meget nyttig bidrag i Posten Norge AS sin ambisjon om å bli  ”Verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern”.

(Mindre, konfidensielle deler av rapporten er fjernet.)

Mange studier og granskninger av ulykker viser at organisatoriske forhold er sterkt medvirkende forklaringsårsaker (Reason 1997). Bakenforliggende årsaker til feil og ulykker viser til forhold lengre bak i årsakskjeden som i motsetning til mer direkte årsaker som er mer synlige og som omfatter blant annet menneskelige feilhandlinger. Begrepet sikkerhet omtales på mange måter innen sikkerhetsforskningen. Hovden (2002) skiller mellom ”tapsforebyggelse” og ”trygghetsfølelse”.

Tapsforebyggelse: Naturvitenskapelige og sosiotekniske tilnærminger for å verne om liv og helse, materielle verdier, miljø og omdømme.

Trygghetsfølelse: Tillit til personer, organisasjoner og institusjoner som ivaretar sikkerheten, og til en ”indre forankret og motivert” sikkerhet relatert til personens opplevelse av egen mestring og kontroll over farer.

Det er helt vesentlig at kulturen i bedriften bidrar til at ansatte tar ansvar for den ”mellommenneskelige tilliten” som positivt bidrar til å verne om egen og andres trygghet og sikkerhet.

Den danske religionsfilosofen Knud Eilert Løgstrup uttalte dette på følgende vis:

”Du skal ta vare på den delen av andres liv

som du har i dine hender”

Erfaringer fra arbeidsplasser har vist at det kan utvikle seg en praksis som innebærer risikofylte ”snarveier” i forhold til planlagte arbeidsmetoder. Konsekvensen er at man bevisst eller ubevisst nærmer seg grensen for sikker atferd. Avvik fra prosedyrer kan skyldes mange faktorer som er til stede på individ-, samhandlings- og organisasjonsnivå. Et begrep vi ofte støter på i denne sammenheng er ”sikkerhetskultur”.

Begrepet sikkerhetskultur har lenge blitt omtalt i forsknings- og faglitteraturen, men fikk først alvorlig oppmerksomhet etter Tsjernobylulykken i 1986, eksplosjonen i romfergen Challenger i 1986, brannen i King`s Cross undergrunnstasjon i 1987 og brannen på oljeproduksjonsplattformen Piper Alfa i 1988 (Cox & Flin 1998). Begrepet sikkerhetskultur oppfattes og beskrives på forskjellige måter.

Der er i hovedsak fire faglige perspektiver på sikkerhetskultur:

  • Psykologisk – omhandler ansattes oppfatninger, følelser og holdninger til sikkerhet
  • Organisatorisk – omhandler strukturer og prosesser som skal fremme sikkerhet
  • Antropologisk – omhandler et kulturanalytisk perspektiv på bedrift og samfunn
  • Flerfaglig perspektiv – omhandler en kombinasjon av psykologi og sosiologi

De ulike perspektiver vil påvirke innholdet i sikkerhetskulturbegrepet. Derfor er det helt vesentlig å forstå den virkeligheten og konteksten som definerer arbeidsoppgavene før man iverksetter tiltak for kulturutvikling.

Nedenfor er noen eksempler på definisjoner av begrepet sikkerhetskultur (Fjerdingen/Sten-2003):

Oppfattninger som deles av en gruppe og som bestemmer dens normer og verdier og hvordan gruppen vil handle og reagere overfor risikoforhold og systemer for å kontrollere risikoen”.

Villigheten til hele tiden å være oppmerksom på og tenke over risikoen og hvordan virksomheten håndterer den”.

”De samlede egenskaper og holdninger i organisasjonen og hos individene som sørger for, som en overordnet prioritering, at sikkerheten i bedriften får tilstrekkelig oppmerksomhet”.

Alle oppfatningene fokuserer på individenes forståelse og evne til å tenke over konsekvenser av ulike farer som grunnlag for de handlinger som utføres.

En god sikkerhetskultur fremmes gjennom følgende fem hovedelementer:

  1. Tydelig topplederengasjement
  2. Felles og delt bekymring og omsorg for farer
  3. Oppmerksomhet om konsekvenser for ansatte
  4. Realistiske og fleksible normer og regler om håndtering av farer
  5. Kontinuerlig refleksjon over hendelser og praksis som grunnlag for individuell og organisasjonsmessig læring


Utførelsen av arbeidsoppgavene relatert til sikkerhet og effektivitet er påvirket av den materielle og sosiale konteksten de inngår i. I Posten Norge AS er arbeidsoppgavene i distribusjonsenhetene  slik som fremstilt i billedserien nedenfor (figur 1). Ikke alle kjører bil, men har primært ruter der de går.

Figur 1. Arbeidsprosessene ved distribusjon av post.

Figur 1. Arbeidsprosessene ved distribusjon av post.

Den praksis og de handlinger som utføres fra rampe/mottak til etterarbeid er forskjellige. Sentrale spørsmål med hensyn til å forstå hva som påvirker utførelsen av arbeidsoppgavene er:

  • Hva gjør ulike aktører relatert til sikkerhet under utøvelsen av arbeidsoppgavene?
  • Hvorfor gjør de det de gjør?
  • Hva påvirker deres handlinger og handlingsvalg?

1.2 Hva er samhandling og samhandlingskultur?

Sosiale systemer oppstår gjennom samhandlingsprosesser der menneskers virkelighetsoppfattninger og –forståelse kommer fram gjennom fysiske handlinger, språk og ikke- verbal kommunikasjon. Gjennom samhandling kan personer og grupper lære hverandre å kjenne, påvirke hverandre og utvikle ny forståelse av virkeligheten.  Samhandling kan på det viset forstås ut fra begrepene kommunikasjon, interaksjon og relasjoner. (Ramstad m fl.-2008).

Kommunikasjon omhandler informasjonsutveksling der man kan observere og direkte gi utrykk overfor hverandre hva man mener. Denne meningsutvekslingen kan gjøres i sann tid ansikt til ansikt i form av både verbale og ikke-verbale uttrykksmåter.

Interaksjon innebærer at man gjensidig kan påvirke hverandre, ta initiativer og respondere på andres handlinger. Den sterkeste formen er sosial interaksjon der personer har en toveis dialog,  samtidig som deltagerne hører og ser alt som blir kommunisert. Aktørene kan observere og kommunisere om arbeidsoppgavene, om bruk av utstyr, feilhandlinger, stress og mestring av oppgaver.

Relasjoner innebærer både formelle og uformelle forbindelser mellom aktører og aktørgrupper. De uformelle relasjoner oppstår ved å være sammen, og kan utvikle seg så vel positivt som negativt. Relasjoner mellom mennesker har alltid emosjonelle elementer. Persontyper, ferdighetsnivå, motivasjon, sosial og arbeidsrelatert kontekst er noen blant flere sentrale elementer. Formelle relasjoner omhandler hierarkiske relasjoner og ansvarsforhold hvor man er pålagt arbeidsoppgaver, og kan være preget av maktutøvelse.

Når mennesker arbeider sammen over tid vil det føre til en delt virkelighetsoppfattning og forståelse gjennom samhandling. Det utvikles praksisprosedyrer som etter hvert blir til ”måten vi løser denne arbeidsoppgaven på”. Studier av gruppedynamiske prosesser viser at mennesker som samhandler regelmessig øker sannsynligheten for at det oppstår et tett og godt samhold (Nonaka-2006).

Et eksempel på hvordan dette kan utrykkes av de ansatte på en arbeidsplass ser vi nedenfor. Ved en distribusjonsenhet i Posten Norge AS, ble følgende dikt laget som besvarelse på en gruppeoppgave om sikkerhet og samhandling ved enheten.

I Posten finnes et team,

som skal feire sin seier på rim.

Et arbeidsmiljø så godt som gammel vin,

Med ytterst få skader på bilen,

gir oss i hvertfall ikke økonomisk ruin.

At lagarbeid er noe stort,

er noe vi alle får merke fort.

En kundetilfredshet vi viser,

som ingen andre beviser.

En stolthet og spilleglede vi sprer,

er noe som vises og alle lett ser.


1.3 Hovedmålet; en god sikkerhets- og samhandlingskultur

Hovedmålet med dette pilotprosjektet er å utvikle en metode som skal bidra til å videreutvikle og styrke en sikkerhets- og samhandlingskultur blant ansatte og ledere i Posten Norge AS. Målgruppen i dette prosjektet er ledere og ansatte ved distribusjonsenhetene.

Denne styrkingen skal bidra til å bevege Posten Norge AS i den retning visjonen peker og realisere hovedmålene.

Posten Norge AS har følgende visjon:

Vi skal bli: ”Verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern”

Følgende hovedmål er satt opp:

Fornøyde kunder

Vi vinner aldri konkurransen uten at vi setter kundene først og har fornøyde kunder.

Ledende markedsposisjon

Vi skal være ledende, men ikke nødvendigvis størst, i de markedene vi opererer.

Lønnsom vekst og konkurransedyktig verdiutvikling

Vi skal ha fokus på lønnsomhet, ikke vekst for vekstens egen skyld. Gjennom lønnsom vekst legger vi grunnlag for å øke verdien av konsernet.

Attraktive arbeidsplasser og godt arbeidsmiljø

Vi skal oppfattes som attraktive for alle kategorier av arbeidstakere. Viktige elementer som skal bidra til dette er godt arbeidsmiljø og høy fokus på sikkerhet

Prosjektet SINTEF har gjennomført er et pilotprosjekt der det primært har vært fokus på det siste hovedmålet som omhandler ”attraktive arbeidsplasser og et godt arbeidsmiljø”. Samtidig vil effekten av å oppnå dette hovedmålet gi effekter som bidrar til å oppnå de andre målene.

Vi har valgt et perspektiv og en innfallsvinkel som vi mener er mer inspirerende og styrker læringsmotivasjonen ved å ta utgangspunkt i følgende spørsmål:

Hvorfor skjer det ikke flere ulykker eller skader i Posten Norge AS?

Ved å velge denne innfallsvinkelen fokuserer man på begrepet ”robust arbeidspraksis” og ”robuste ferdigheter” (Tinnmannsvik-2007). Ved å velge denne innfallsvinkelen fokuserer man på:

  • forhold som skaper god sikkerhet i stedet for å problematisere alt det som kan gå galt
  • hvordan bidrar mennesker til å avverge at det skjer ulykker og skader
  • hvordan skapes sikkerhet gjennom samhandling
  • hvordan kan ledelsen bidra til å løfte sikkerheten

Den ”robuste arbeidspraksisen” innebærer at den enkelte betraktes som en ”aktør” med tillit.

Det medfører også at evnen til å improvisere når det er nødvendig, må betraktes som en del av aktørens kompetanse. Improvisasjon er ikke å gjøre hva man vil når man ønsker det. Det ligger alltid en grunnstruktur av prosedyrer og handlemåter i bunn som aktøren følger, men ikke ”blindt følger”. Improvisasjon har i seg intuisjon som kan kombineres med en mer analytisk tenkning eller praksisteori.

Den analytiske tilnærmingen er best egnet når:

  • en optimal løsning er påkrevd
  • løsningen må begrunnes
  • det er uenighet om hvilken løsning som skal velges
  • det er høy kompleksitet
  • ikke tidskritisk

Improvisasjon (intuisjon) passer best når:

  • omgivelsene er i stadig forandring
  • det er liten tid til rådighet
  • det er vanskelig å definere en klar målsetning
  • beslutningstakeren har lang erfaring
  • når det sosiale miljøet tillater individuell spontanitet

Eksempelet er hentet fra Posten sitt eget konsept «Vær sikker (figur 2).

Slide fra Posten sitt konsept "Vær sikker".

Figur 2: Slide fra Posten sitt konsept "Vær sikker".

Blant de ansatte vil det foregå en kombinasjon av regelfølging (Beste Praksis Utetid) og improvisasjoner. Mange velger å ikke følge en regel fordi det er unødig tidkrevende og tungvint. Kan hende har de en bedre løsning eller de tar sjansen på en snarvei der risikoen er høyere enn normalt, men gevinsten ved å lykkes er mer attraktiv enn risikonivået. Posten Norge AS sine egne oversikter viser at uoppmerksomhet er hovedforklaringen til skader.

Alle mennesker har, uansett forskjellighet, et skapende potensial. Det er derfor nødvendig å slå fast og å understreke at kreativitet og improvisasjon er menneskelige særtrekk av generell karakter, som kan ytre seg på alle aktiviteters område. Det kreative kan komme til uttrykk i så vel mesterverker som i daglige gjøremål (Alterhaug-2003).

En helhetlig fremstilling av de forhold og prosesser kulturbygging representerer er gjort i figur 3 nedenfor. Her tas det utgangspunkt i følgende beskrivelse av kultur (Ramstad m fl 2007):

Kultur kan forstås som et sett av felles eller delte tanke- og handlingsmønstre som vi har tilegnet oss gjennom interaksjon med andre”.

Sammenhengen mellom kulturelle, relasjonelle og organisatoriske forhold og betydningen for arbeidspraksis.

Figur 3: Sammenhengen mellom kulturelle, relasjonelle og organisatoriske forhold og betydningen for arbeidspraksis.

De samlingene som er gjennomført i pilotprosjektet og som er presentert i denne evalueringsrapporten, retter seg primært mot de relasjonelle forhold. Det omfatter både uformelle og formelle relasjoner og hvordan disse virker inn på handlings- og samhandlingsmønstre gjennom blant annet ansvar, tillit og forpliktelse.

Dynamikken og samspillet gir grunnlag for læring. Det innebærer at noen tenker, føler og gjør noe annerledes enn før. Den beste indikasjonen på at det skjer utvikling og læring er at folk vet og kan, men også at de tør og vil bidra. Derfor har vi gjennom samlingene fokusert på mennesket som aktør.

2. Overordnet tenkning for innhold og metode

Tre enheter i distribusjonen deltok i pilotprosjektet. To var fra Sør-Trøndelag og en enhet i Drammen. Hver av enhetene skulle delta på to samlinger med 3 ukers mellomrom.

2. 1 Samlingenes innhold

Samlingene har et innhold som skal være relevant for arbeidssituasjonen, arbeidsoppgavene og den konteksten arbeidet utføres i. Videre har vi lagt til grunn det vi mener er de viktigste drivkreftene i mennesket som gjør livet meningsfullt og verd å leve. Innhold og prosess henger tett sammen og skal føre til engasjement, aktivitet og åpenhet.

Figur 4 viser en helhetlig framstilling av momentene som er de mest sentrale på samlingene.

Sentrale innholdselementer i prosessen med de ansatte i posten.

Figur 4: Sentrale innholdselementer i prosessen med de ansatte i posten.

Følgende kan sies om momentene i figur 4:

Motivasjon

Alltid punkt nr.1. Folks villighet til å delta og i hvilken grad de går inn for dette med ”hud og hår” er helt vesentlig. Må tidlig avklares og bevisstgjøres slik at ”alle er med” eventuelt avklare hvorfor noen ikke synes om dette.

Aktør

Viktig å utvikle aktørdimensjonen i mennesket. Aktøren er aktiv i forhold til sine omgivelser og er tydelig i hva han/hun står for. I en samhandlingskultur er det å markere sitt ståsted viktig for å unngå misforståelser og disharmonier.

Tillit

Mellommenneskelige forhold er basert på ”naturlig tillit”. Vi fødes inn i denne verden i total hjelpesløshet. Det tar mange år før man mestrer sin hverdag selvstendig. Uansett vil man være avhengig av å få tillit og vise andre tillit i en samhandlingsprosess.

Risiko

Risiko omhandler to dimensjoner, objektiv og subjektiv. Objektiv risiko er statistikk og oversikter basert på systematisk innsamlede data. Subjektiv risiko er enkeltindividets opplevelse og tenkning der menneskets evne til å føle frykt er helt sentralt. Viktig å få fram kontrasten mellom objektiv og subjektiv risiko mht hvordan man utfører arbeidsoppgavene.

Stress

Hva er stress? Negativt eller positivt? Hvordan mestrer man hverdagen både på jobb og privat. Hvilke signaler skal man være oppmerksomme på, både som enkeltindivid, gruppe og bedrift. Hvordan påvirkes kvaliteten i utføringen av arbeidet. Sentrale forhold mht livskvalitet er: Hvor fort går du, hvor fort kjører du og hvor fort lever du? Går du til jobben med glede eller i frykt?

Ferdigheter

Ferdigheter omhandler de mentale og fysiske kapasiteter du har til å utføre handlinger og løse oppgaver.  En arbeidsplass har oppgaver som skal løses og som krever kompetanse slik at arbeidet kan utføres med tempo, flyt, presisjon og et vellykket resultat. Begrepet ”robust arbeidspraksis” og robuste ferdigheter” er sentralt i denne sammenheng.

Posten Norge AS

Posten har en visjon som ikke bare er for ledere, men må gjelde alle. Det samme gjelder hovedmålene som er satt for posten som helhet. Arbeidsoppgavene løses gjennom prosedyrer som beskrives som ”beste praksis”.  På samlingene kommer dette fram gjennom gruppearbeider og i plenumssesjoner. Et eksempel på dette er presentert i figur 4.

Eksempel fra et gruppearbeid om forhold på arbeidsplassen.

Figur 5: Eksempel fra et gruppearbeid om forhold på arbeidsplassen.


Figur 5 viser momenter de ansatte har kommet fram til er bra på arbeidsplassen og hva som må bli bedre. Gjennom prosessen gis det flere muligheter til å komme inn på arbeidsoppgaver, hvordan de løses, stress i arbeidet, utstyr, hjelpemidler og risikoforhold. De uthevede punktene er de som gruppen mente var de viktigste.


2.2. Det metodiske grepet

Det metodiske grepet som er brukt for å utvikle og styrke en sikkerhets- og samhandlingskultur, er basert på bruk av aksjonsteknikker (learning-by-doing) i kombinasjon med teoretisk innsikt. De fleste personer kan ikke lese eller lytte seg til en ønsket atferdsendring. Det kreves som regel i tillegg en fysisk opplevelse samt emosjonell involvering for å lykkes med en reell atferds- og holdningsendring. Aksjons- og psykodramateknikker er meget velegnet i slike prosesser.

Hver enhet gjennomførte to samlinger à fire klokketimer. Tenkningen som ligger til grunn for prosessen som ble gjennomført på samlingene bygger på følgende hovedmomenter (figur 6):

Hovedelementene i aksjonsteknikkene  (Smith-Hald 2008)

Figur 6: Hovedelementene i aksjonsteknikkene (Smith-Hald 2008)

Trygghet

Det er helt vesentlig at deltagerne er villig til å være åpen på hva som skal skje på samlingene. Derfor er trygghet viktig da mulighetene for læring er avhengig av dette. Evnen til å konsentrere  seg og delta aktivt blir mer lystbetont og inspirerende.

Aktivere-engasjere

Dette innebærer at deltagerne utfordres gjennom gruppesamtaler, dialoger og enkle øvelser. Man sitter ikke å hører på en foreleser i 4 timer. Læring er selv å handle og være aktiv relatert til stoffet.

Reflektere

For at læringen skal bli permanent og komme til anvendelse videre i livet er refleksjon viktig. Det innebærer å gjennomtenke betydningen av det man har vært med på og i hvilken grad det vil føre til endringer i atferden.

Forplikte – atferdsendring

Målet med samlingene er å føre til økt bevissthet om egen atferd og i hvilken grad deler av den bør endres. Det omhandler både måten å løse arbeidsoppgavene på, samhandlingen med andre og hvilke resultater dette innebærer for bedriften. Videre vil livet utenom arbeidssituasjonen også kunne bli påvirket i positiv retning. Deltagerne vil på samlingene forplikte seg til en nærmere definert atferdsendring som de forteller de andre om. Dermed vet de andre om dette og kan gjennom samhandlingen gi tilbakemeldinger på hvordan dette oppleves.

2.3  Helheten

Det er viktig å se den helheten som mennesket, det sosiale miljøet og arbeidsoppgavene utgjør (figur 7). Samlingene og prosessen har denne helheten som basis for valget av innhold og hvilke pedagogiske metoder som er tatt i bruk. Bruken av aksjons- og psykodramateknikker fører til engasjement og innebærer sterk grad av involvering av deltagerne. Samtidig skal dette balanseres slik at man ikke trår over personlige grenser som kan utløse uheldige ettervirkninger for den enkelte. Trygghet er derfor en premiss for at prosessen kan gjennomføres med den ønskede kvalitet.

Helhetsbilde av sentrale dimensjoner ved en sikkerhets- og samhandlingskultur.

Figur 7: Helhetsbilde av sentrale dimensjoner ved en sikkerhets- og samhandlingskultur.

Utviklingen av en god sikkerhets- og samhandlingskultur er målet med samlingene. Effekten av en slik positiv kultur vil ikke bare ha trafikksikkerhet som nedslagsområde, men vil påvirke

alle aktiviteter og arbeidsprosesser. Summen av dette kan bidra til positivt å styrke HMS- dimensjonen i Posten Norge AS.

3.  Gjennomføringen av samlingene

I dette kapittelet presenteres hvordan samlingene ble gjennomført med hensyn til innhold og metode. Det er ikke mulig å beskrive med ord alt det som skjer i slike prosesser, men den grunnleggende strukturen og hovedtrekkene fra aktivitetene på samlingene er presentert.

3. 1 Samling 1 P

Programmet for kursdag 1 (slettet)

Deltagerne skulle gjennomføre samlingene etter endt arbeidstid. Før samlingene formelt startet spiste de middag. Etter en kort orientering om prosjektets mål ble alle engasjerte gjennom navnerunde. Den innebærer at alle gjennomgår tre trinn i en navneøvelse.

Denne enkle runden er den første ”ufarlige” starten på samlingen der alle får si noe og presentert seg. Deretter følger de andre momentene med kombinasjoner av at to eller flere samhandler.

Eksempel på øvelse hvor deltakerne viser hva de står for.

Figur 8: Eksempel på øvelse hvor deltakerne viser hva de står for.

På bildet nedenfor ser vi et eksempel på bruk av spektrogram der deltagerne, bokstavelig talt, skal stå for det de mener. (Spektrogram er en oppstilling der man ser fordelingen i en gruppe).

Etter den første bolken er deltagerne blitt tryggere på den sosiale konteksten de er i. Neste oppgave er å se på sin egen arbeidssituasjon og beskrive hva som er positivt og hva som må bli bedre. Det arbeides i grupper på 4-5, og de skal velge ut de to momentene som er viktigst å ta vare på og hva de må forbedre. Alt noteres på flippover og presenteres i plenum.

Her fortsetter programmet for dagen (slettet)

Under temaet ”ønsket framtid” skal deltagerne leve seg inn i at de har vunnet prisen som beste enhet i 2009. De skal deretter i grupper drøfte hvordan de ville oppleve. Videre skal de presentere denne opplevelsen i plenum på fritt valgte måte.

Eksempel på resultatet av gruppearbeid vedr. arbeidsplassen.

Figur 9: Eksempel på resultatet av gruppearbeid vedr. arbeidsplassen.

Eksempler på to nedtegninger av forhold ved arbeidsplassen på flippover er vist i figur 9.

Bildene nedenfor viser hvordan ”ønsket fremtid” ble presentert av deltagerne (figurene 10,11).

Gruppe fra Drammen leser dikt etter å ha mottatt prisen for beste enhet i 2009.

Figur 10: Gruppe fra Drammen leser dikt etter å ha mottatt prisen for beste enhet i 2009.

Fra enhetene i henholdsvis Vikhamar og Selbu ble det blant annet fremført både sketsj og sang.

Fremføring av "ønsket framtid" i Vikhamar og Selbu.

Figur 11: Fremføring av "ønsket framtid" i Vikhamar og Selbu.

I den siste bolken på første samling ble fokuset rettet mot hva man må gjøre hvis man skal bli beste enheten i Posten.

Her fortsetter programmet.  ……….. (Fjernet)

Gjennom gruppearbeider skal deltagerne komme fram til hva som må skje hvis de skal vinne prisen i virkeligheten og ikke bare i fantasien. Av forslagene som kommer fram skal hver gruppe velge ut ett forslag som de mener er det viktigste. Samlingen avsluttes ved at hver enkelt frivillig forplikter seg overfor de andre i gruppen og i plenum om en atferdsendring de skal gjennomføre til neste samling. Det gjør de ved å ……….. (red.: slettet).

Nedenfor er noen eksempler på hva som ble sagt:

  • Leder sa hun skulle bli flinkere til å rose alle for det arbeidet de gjorde og håpet å få respons tilbake på det.
  • Leder sa han skulle bli flinkere til å lytte til det de andre sa.
  • Mann (en rolig, stille og blid kar) var den siste som ……. (red. fjernet). Han sa at han skulle bli flinkere til å følge opp alle mht hendelser (nestenulykker) og skader. Ikke for å være negativ (sa han), men det var viktig at dette ble gjort systematisk.

Det å … (red. slettet) og fortelle hvordan man skal endre atferd som et bidrag til en bedre ”sikkerhets- og samhandlingskultur”, er for mange en sterk opplevelse. På det viset får man konkretisert forpliktelsen og at det skal være atferdendring de andre skal kunne registrere.

3.2    Samling 2

Samling 2 ble avholdt 3-4 uker etter første samling. Det gir deltagerne et grunnlag for å vurdere arbeidssituasjonen relatert til det som skjedde på samling 1. Hvis det går for lang tid etter første samling, kan det skje at samlingene ikke representerer den helheten som er nødvendig. Deltageren vet at det kommer en ny samling hvor arbeidet fra første samling skal videreføres.

Program for samling 2 (fjernet)

Samling starter med …………………………………. ……….. ……….. …………. ………… ………. ……….. .. (red.: fjernet)   Deretter så …. ……… ……….. ………… ………….. ……….. ……….. ………… ………… ………… ……….. …………. ………… ………… …. .  ……(red.: fjernet)

Det er viktig at forpliktelsene som deltagerne har gitt utrykk for på slutten av samling 1 er utført. Hvis det ikke har skjedd så må det forklares hvorfor. Videre at kolleger gir utrykk for om de har merket at dette har skjedd.

Neste bolk på samling 2 inneholder to hovedtema knyttet opp mot egenkompetanse. Det ene dreier seg om å kartlegge den enkeltes sterke sider, og hvor man har størst utviklingspotensialet. Tema to er en tolkningsøvelse hvor man skal ……………. …………… …………… (red: fjernet).

Kartleggingen gjennomføres ved at deltagerne nevner egenskaper som er viktige på arbeidsplassen. Eksempelvis samhold, fleksibilitet, humor, tydelighet, lytte etc. Deretter skal alle ………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. ……… ……. (red.: fjernet) og neste trinn er  ………. ………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. ……… ………. (red.:fjernet).

Eksempel på oppsett for kartlegging av egenskaper.

Figur 12: Eksempel på oppsett for kartlegging av egenskaper.

Tolkningsøvelsen gjennomføres ved at …………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. …………  (red: fjernet) . Hver gruppe får  ….. …………. …………… …………… …(red: fjernet). Etter å ha ……………… ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. ………..   skal hver gruppe ….      ………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. ………….. Deretter kommer de to neste gruppene etter tur for å ………………… ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. …………… (red: fjernet). Lederne skal deretter ……………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. …………………  og til slutt …………………….. ………… ………… …………. ……….. ……….. ………. ……….. …….. ………. ………. …………… (fjernet)

Her formidler gruppene sin informasjon og lederne noterer.

Figur 13: Her formidler gruppene sin informasjon og lederne noterer.

Utfordringen for deltagerne er å skille mellom faktaopplysninger og tolkninger. Informantene og mottakerne må vite hva som er fakta og når informasjonen er tolkning.  Øvelsen fører til mange aha-opplevelser, da mennesket har lett for å tolke i stedet for nøkternt å observere de fysiske realiteter.

Den siste bolken på samling 2 har to hovedtemaer, ”pumpestasjonen” og evaluering.

Pumpestasjonen innebærer at  ………………..   (red.: fjernet).

Bilder fra "pumpestasjon" der lederne danner panelet.

Figur 14: Bilder fra "pumpestasjon" der lederne danner panelet.

På det viset kan alle de viktige momentene som er nødvendig for å utvikle og styrke en sikkerhets- og samhandlingskultur komme fram. Dessuten blir dette nedskrevet og kommentert av lederne mens alle hører på. Hvis noe er uklart eller man vil tilføye noe, så kan man komme med innspill til lederne.

Figur 14 viser lederne i Drammen og andre ansatte under gjennomføringen av ”pumpestasjonen”. Det er viktig at lederne får spesielle oppgaver som en naturlig følge av lederansvaret . Det gjør at de utvikler seg som ledere i samhandling med de andre i enheten og vice versa.

Som avslutning på samling 2 og hele kurset, skal hver enkelt overfor alle i plenum kort gi utrykk for følgende momenter:

  • Forventninger til samlingene?
  • Hva jeg nå føler?
  • Hva tar jeg med meg videre?

… …………. ……….. ………  (fjernet) settes opp foran alle, og personen .. ………. ……… ………. ……. …..(fjernet) som tilsvarer spørsmålet.

Gjennom denne aktiviteten må den enkelte stå fram og bekjentgjøre sine personlige meninger,  hvilket utbytte han har hatt av samlingene og hvordan dette vil påvirke vedkommendes videre arbeid i Posten. Han skal da forplikte seg til å endre atferd til det beste for arbeidsmiljøet og utføringen av arbeidsoppgavene. Endringene skal være så tydelige at de andre skal kunne registrere dette.

4   Evalueringsresultater og metode

Vi vil først presentere hvordan vi evaluerte samlingene og deretter evalueringsresultatene.

4.1 Utvalget

Pilotprosjektet ble gjennomført på tre enheter, to i Sør-Trøndelag og en i Drammen. Alle enhetene deltok på to samlinger på fire timer hver. De fleste deltagerne var på begge samlingene. Totalt ble deltagelsen som fremstilt i tabell 1.

Tabell 1: Antall deltagere på samlingene relatert til enhet

Samlinger

Enhet geografisk

Total

Vikhamar

Selbu

Drammen

Alle

Samling

Samling 1

Antall

11

11

19

41

Prosent andel

26,8%

26,8%

46,3%

100,0%

Samling 2

Antall

7

11

18

36

Prosentandel

19,4%

30,6%

50,0%

100,0%

Total

Antall

18

22

37

77

Prosentandel

23,4%

28,6%

48,1%

100,0%

Tabell 1 viser at 41 deltok i første samling og 36 i samling 2.  Enheten i Drammen har det største  antallet deltagere da de også er en større enhet enn de to andre. Ca 80-85  % av de ansatte på enhetene deltok. Både distribusjonsledere og nestledere deltok på samlingene.

Det var 65 % menn og 35 % kvinner som deltok på samlingene. Vikhamar og Selbu var kvinneandelen størst. I Drammen var det èn kvinne som deltok. I Drammen var det også en flerkulturell sammensetning med ansatte fra Bosnia og India.

4.2 Metode evaluering

Målet med evalueringen var å undersøke om denne type samlinger kan bidra til utviklingen av en god sikkerhets- og samhandlingskultur. Det valgte innholdet og den pedagogiske arbeidsmåten skulle deltagerne gi utrykk for sin mening om ved samlingenes slutt. Dette er ingen fullstendig evaluering som kan gi et endelig svar på om denne type samlinger er den riktige vegen å gå for Posten Norge. Men deltagernes opplevelser og vurderinger vil gi en indikasjon på om pilotprosjektet har et potensialet som er verd å prøve ut i en større skala. Videre er det viktig at samlingene kompletterer andre aktiviteter som Posten Norge iverksetter. Evalueringen foregikk på to måter:

  1. Utfylling av spørreskjema med kommentarfelt
  2. Avsluttende plenumsrunde på samling 2 der alle deltagerne skulle gi utrykk for hva samlingene har betydd for dem og relevansen til arbeidssituasjonen.
  3. Evalueringsseminar med distriktssjefene, enhetslederne, tillitsvalgte, verneombud og representanter fra den sentrale ledelsen i Posten Norge AS. Fokus var på gjennomgang av samlingens innhold og metode, evalueringsresultater og tilbakemeldinger fra enhetene om endringer i ettertid.

Spørreskjemaet er bygd opp slik at deltagerne på en skala fra 1 – 10 ga utrykk for hva de mente om 12 forskjellige momenter ved samlingene (spm.1a-l). Videre skulle de på samme vis vurdere forhold tilknyttet motivasjon, nytteverdi og om samlingene er å anbefale til andre (spm.2a-e).

Hvis de hadde tilleggskommentarer var det avsatt eget felt for dette.

HVORDAN OPPLEVDE DU SAMLINGEN?

Alder

Mann

Kvinne

o

o

SPM 1a-l: HVORDAN OPPLEVDE DU MÅTEN SAMLINGEN BLE GJENNOMFØRT PÅ?

(1=lite/dårlig og 10=svært mye/best)

a)     Jeg ble engasjert

b)    Det var inspirerende

c)     Det virket motiverende

d)    Det var krevende/anstrengende

e)     Jeg opplevde dette som useriøst

f)     Følte at dette angikk meg personlig

g)    Det var frustrerende

h)    Jeg opplevde dette som ubehagelig

i)      Jeg følte meg trygg

j)      Det var lærerikt

k)    Jeg oppdaget nye sider ved meg selv

l)      Jeg oppdaget nye sider ved andre mennesker

SPM 2 a-e: VURDER PÅ EN SKALA FRA 1–10 FØLGENDE MOMENTER?

(1=lite/dårlig og 10=svært mye/best)

a)     Hvor motivert var du på forhånd til å delta på denne samlingen?

b)    Hvor meningsfylt opplever du at samlingen har vært for deg?

c)     Vil dette være nyttig for deg i din arbeidssituasjon i Posten?

d)    Vil dette være nyttig for deg i andre sammenhenger enn i jobben?

e)     Vil du anbefale andre ansatte i Posten til å delta på slike samlinger?

Takk for at du fylte ut spørsmålene overfor.

Har du ytterligere kommentarer, kan du gi utrykk for disse på neste side.

4.3 Opplevelsen av samling 1 og 2

Resultatbildet fra samling 1 og 2 er fremstilt i figur 14 nedenfor. På hver av de tolv dimensjonene skulle deltagerne på en skal fra 1 – 10 oppgi hvordan de hadde opplevd dette. Den laveste verdien (1)  representerer en svak/manglende opplevelse av det aktuelle momentet, mens høyeste verdi (10) viser til en meget god/sterk opplevelse.

I figur 15 nedenfor er gjennomsnittsverdiene på spm.1 for samling 1 og 2 presentert.

Deltakernes evaluering av samling 1 og 2.

Figur 15: Deltakernes evaluering av samling 1 og 2.

Figur 15 viser at det er meget høye gjennomsnittsverdier på de fem første momentene (trygg, engasjert, lærerikt, inspirerende og motiverende). De ligger i området mellom 8 – 9.  Deretter følger noen som plasserer seg mer midt på treet. Lavest gjennomsnittsverdier har ubehagelig, frustrerende og useriøst (gjennomsnittsverdi 1-2).

Vi ser i figur 15 at det fra samling 1 til 2 har skjedd en endring i positiv retning. Det er en interessant utvikling som viser at deltagerne har opplevd en helhet der forventningene til samling 2 er innfridd basert på opplevelsene fra samling 1. Tilbakemeldingene fra samling 1 var generelt meget gode, og det at samling 2 har forsterket dette er positivt.

Alle vurderingene som evalueringen bygger på er basert på deltagernes subjektive opplevelser. Evalueringsskjemaet er utfylt ved slutten av hver samling. Det har vært ca 3 uker mellom hver samling. Det gjør at deltagerne har hatt muligheten til å tenke over det som skjedde på samling 1, og at de er mer forberedt på hva samling 2 innebærer. Den positive stigningen fra samling 1 til 2 viser derfor at deltagerne opplevde dette som meningsfylt.

I figur 16 er resultatene for spm.2 på samlingene presentert. Spørsmål 2 retter seg mot deltagernes motivasjon, forventninger og om de opplevde samlingene som meningsfylte og relevante for både arbeidssituasjonen og livet generelt. Videre skulle de gi utrykk for om de ville anbefale andre enheter i Posten til å gjennomføre slike samlinger.

Deltakernes vurdering av samlingenes nytteverdi.

Figur 16: Deltakernes vurdering av samlingenes nytteverdi.

Figur 16 viser at tilbakemeldingene er meget gode for momentene ”nyttig utenom arbeid”, ”anbefale samlingene til andre” og ”nyttig i arbeid”. For samling 1 er verdiene mellom 7 og 8. Etter samling 2 er alle verdiene økt og ligger mellom 8 og 9.

Hvor meningsfylt de opplevde samlingene fikk etter samling 1 en gjennomsnittsverdi på nærmere 7, og den økte til nærmere 8 etter samling 2. Når det gjelder motivasjon er verdien på ca 5,5 før første samling, men har økt til litt over 7 før samling 2. Dette må sees i lys av at det var mangelfull informasjon til enhetene før samlingene ble iverksatt. Derfor møtte deltagerne med meget uklare forestillinger om hva dette skulle være. Lærdommen her er at enhetene som skal delta må orienteres på forhånd slik at de har en formening om hva de går til.

Helhetsinntrykket fra samlingene viser at gjennomsnittsverdiene i svarene fra deltagerne er meget høye. Det viser at samlingene er godt mottatt og at dette vurderes som nyttig for både arbeidssituasjonen og i livet generelt. Den høyeste gjennomsnittsverdien etter samling 2 kommer på momentet som omhandler å ”anbefale dette til andre ansatte som arbeider i Posten Norge”. En gjennomsnittsverdi på nærmere 9 er å betrakte som meget høyt.


I de tre enhetene er kjønnsfordelingen 65 % menn og 35 % kvinner. De fleste kvinnen var samlet i to enheter. Det var kun en kvinne på den tredje enheten. I figur 17 er kjønnsfordelingen presenteret relatert til spørsmål 1.

Opplevelsen av samlingene relatert til kjønn.

Figur 17: Opplevelsen av samlingene relatert til kjønn.

Figur 17 viser at kvinnene har noe høyere gjennomsnittsverdier på de fleste momentene. Der menn skiller seg ut med høyere verdier er når det gjelder ”oppleve nye sider ved andre”, det at samlingene er ”krevende” og noe større opplevelse av ”ubehagelig”, ”frustrerende” og ”useriøst”.

Bilde fra Selbu der kvinneandelen var høy.

Figur 18: Bilde fra Selbu der kvinneandelen var høy.

I figur 19 nedenfor er resultatene fra spm.2 presentert relatert til kjønn.

Opplevelsen av nytteverdi, mening og videre anbefaling til andre etter kjønn.

Figur 19: Opplevelsen av nytteverdi, mening og videre anbefaling til andre etter kjønn.

Vi ser i figur 19 at når det gjelder opplevelsen av hvor meningsfylt samlingene har vært, så er det ingen forskjell mellom menn og kvinner. På de andre momentene har kvinnene noe høyere gjennomsnittsverdi. Det er generelt forskjeller i gjennomsnittsverdiene for menn og kvinner på alle momentene som er evaluert. Forskjellene er ikke store, men de er tydelige og representerer et mønster som viser at kvinnene som har deltatt opplevde samlingene som mer relevante og meningsfylte enn menn.


Bilde fra Drammen der det var kun én kvinne som deltok.

Figur 20: Bilde fra Drammen der det var kun én kvinne som deltok.

4.5 Overordnete effekter av evalueringen

I tillegg til de analysene og beskrivelsene vi har gjort av hvert enkelt svar i spm. 1 og 2, ønsket vi å finne fram til et utrykk for et felles trekk ved svarene. Vi har derfor slått sammen alle 17 spørsmålene i undersøkelsen (spm.1a-l og spm.2a-e). Vi har anvendt en statistisk metode kalt faktoranalyse. Ved bruk av denne metoden kan vi finne systematiske sammenhenger i svarene fra deltagerne. På det viset reduseres de 17 spørsmålene til noen få hoveddimensjoner som kalles faktorer. En faktor kan nærmest betraktes som et felles multiplum av svarene på flere spørsmål. De 17 spørsmålene i evalueringen er gjennom faktoranalysen redusert til tre dimensjoner eller faktorer. Materialet blir på denne måten mer oversiktlig og vi øker både forståelsen av sammenhenger og forklaringsstyrken i resultatene.

Faktoranalysen er testet ved hjelp av blant annet Chronbachs alpha. Den tester hvor konsistente deltagerne er i sine svar.  Verdien varierer fra 0 – 1, og dess nærmere 1 dess bedre. Verdier over 0,7 er anbefalt som tilfredsstillende. Faktoranalysen viser en KMO på 0,84 og Chronbachs alpha på 0,89.

Følgende dimensjoner eller faktorer ble identifisert:

Faktor 1: Lærerikt og nyttig

·      Det var lærerikt

·      Nyttig i arbeidssituasjonen

·      Nyttig i andre sammenhenger enn jobb

·      Meningsfylt

·      Oppdaget nye sider ved meg selv

·      Oppdaget nye sider ved andre

·      Vil anbefale dette til andre i posten

Denne dimensjonen utgjør den sterkeste påvirkningseffekten fra samlingene. De momentene som inngår representerer et mønster i svarene som gjensidig forsterker hverandre. Av all den informasjonen som evalueringen av deltagerne frembringer på disse 17 spørsmålene, kan 44 % forklares av denne dimensjonen. Ved å inndele svarskalaen i tre like store intervaller fra 1 – 10, får en oversikt som viser hvor godt deltagerne opplevde samlingene (tabell 2).

Tabell 2: Prosentfordeling av hvor godt denne dimensjonen ”lærerikt og nyttig” er vurdert.

Ikke bra

Ganske bra

Meget bra

Totalt

5 %

27 %

68 %

100 %

Tabell 2 viser at de aller fleste mente samlingene gav utbytte de kunne bruke både i arbeid og generelt. De har oppdaget nye sider ved seg selv og andre, og vil anbefale andre ansatte i Posten Norge til å bli med på slike samlinger.

Faktor 2: Trygt og motiverende

  • Jeg følte meg trygg
  • Det var inspirerende
  • Jeg ble engasjert
  • Det virket motiverende

Denne dimensjonen inneholder forhold som retter seg mot den emosjonelle opplevelsen av samlingene. Det er helt vesentlig at samlingene øker lysten til å delta og kan inspirere til innsats. Det kan bidra til at læringsprosessen blir bedre og at viljen til å følge opp dette på arbeidsplassen øker. Denne dimensjonen forklarer 14 % av variansen i spørsmålene. I tabell 3 er prosentfordelingen relatert til hvor godt dimensjonen ble vurdert av deltagerne fremstilt.

Tabell 3: Prosentfordeling av hvor godt denne dimensjonen ”trygt og motiverende” er vurdert.

Ikke bra

Ganske bra

Meget bra

Totalt

1 %

20 %

79 %

100 %

Tabell 2 viser at 79 % vurderer samlingene til å ha bidratt til dimensjonen ”trygt og motiverende” på en meget bra måte. Dette indikerer at samlingene har hatt en positiv innflytelse på motivasjonen og at man har opplevd situasjonen som trygg.

Faktor 3: Seriøst

  • Seriøst
  • Ikke frustrerende
  • Behagelig

Denne dimensjonen omhandler hvordan deltagerne opplevde kurset med hensyn til seriøsitet, frustrasjon og seriøsitet (tabell 4). Dimensjonen forklarer 8 % av variansen.

Tabell 4: Prosentfordeling av hvor godt denne dimensjonen ”seriøst” er vurdert.

Ikke bra

Ganske bra

Meget bra

Totalt

0 %

14 %

86 %

100 %

Et klart flertall av deltagerne gir utrykk for at samlingene ble gjennomført på en seriøs måte og at de opplevde deltagelsen som både behagelig og lite frustrerende.

Konklusjon

Helhetsbildet viser at samlingene har vært engasjerende og de har greid å skape et klima med inspirasjon og motivasjon. De mener dette har stor nytteverdi for arbeidssituasjonen og utenom arbeidstiden. De fleste har opplevd en personlig utvikling og en bedre og mer positiv opplevelse av sine kolleger. De anbefaler andre ansatte i posten til å delta på slike samlinger.

4.6  Tilleggskommentarer fra deltakerne

I tillegg til å svare på spørsmål ved avkryssing, var det også muligheter til å komme med utfyllende kommentarer (tabell 5).

Tabell 5: Utfyllende kommentarer fra deltagerne

  • Det var artig å bli utfordret, håper det fører til noe nyttig i hverdagen.
  • Det var en positiv opplevelse.
  • En positiv opplevelse.
  • Engasjerte kursledere, veldig bra.
  • Et lærerikt kurs som jeg vil ta med meg i hverdagen.

  • Flinke foredragsholdere, engasjerte de fleste av oss, positivt.
  • Flott opplegg. Fikk med alle og alle måtte delta.
  • Fortsatt interessant med nye innspill for bedre resultat.
  • Hadde litt angst før jeg kom hit, det slapp taket.
  • Hadde store forventninger til møtet, det slo til for fullt. Tusen takk.

  • Hadde trodd det skulle gå mer på trafikksikkerhet /utetid.
  • Inspirerende med nye innspill og for forhåpentligvis bedre resultater.
  • Jeg anbefaler andre i P til p delta fordi dette er noe som kan hjelpe de som sliter.
  • Nyttig for alle avdelinger å ha en slik samling, kan lære mye om og av kolleger.
  • Ofte sammenlignes med barn og barnehage, vi er voksne.

  • Sitter igjen med en udelt positiv følelse. Tusen takk.
  • Slitsomt å skulle være engasjert og positiv rette etter hard arbeidsdag. Men veldig bra opplegg.
  • Tusen takk for et lærerikt prosjekt trivelige kvelder.
  • Meget godt ledet prosjekt. Gratulerer.

Vi ser i tabell 5 at kommentarene er i samsvar med de resultatene vi fikk gjennom avkrysningsspørsmålene. De fleste er positive og støtter de tre hoveddimensjonene vi har identifisert i faktoranalysen:

  • Lærerikt og nyttig
  • Trygt og motiverende
  • Seriøst

Ved avslutningen av samling 2 skulle alle deltagerne gi utrykk for hvilke forventninger de hadde hatt til samlingene og hvordan de kan nytte dette videre i arbeidet. I tabell 6, 7 og 8 er deltagernes meninger presentert. Deltagerne på Vikhamar svarte på 2 spørsmål, det ene om forventninger og det andre om hva tar jeg med meg videre.  De to andre enhetene fikk i tillegg spørsmålet ”hva føler jeg nå”.

4.7   Deltakernes forventninger  og det de tar med seg videre

Et helt sentralt moment er i hvilken grad deltagerne tar dette med seg videre inn i arbeidssituasjonen. Vi har ikke i denne evalueringen gjennomført objektive målinger av atferdsendringer. Men deltagernes utsagn slik de er presentert i tabellene 6, 7 og 8, sier noe om de tar dette med seg videre. Kombinert med tilbakemeldingene fra enhetslederne på evalueringsseminaret vil det gi et bilde atferdseffekter. Tabell 6 viser tilbakemeldingene fra distribusjonsenheten på Vikhamar.

Tabell 6: Deltagerne ved Vikhamar sine tilbakemeldinger etter samling 2.

Deltaker

Forventninger

Hva tar jeg med meg videre

Mann

Viste lite om dette. Trodde mer om utetid, ikke om samhandling

Føler å ha fått mye igjen. Fått folket i tale, mer enn vanlig. Samtale om viktige ting,. Innspill jeg kan vokse på. Tar det positivt, vet hva dere føler og hva jeg må gjøre.

Flink leding.

Mann

Mer om utetid, bilkjøring, mindre om sjelevrenging. Bedre enn mine forventninger. Forventet bra, men ble bedre.

Ta med videre smerten med å være ærlig, vrenge sjelen jævlig, ekkelt, men kjempegodt etterpå. Gått dypere inn i hva jeg føler, det er godt. Flere har gjort det samme. Det har gjort mye med meg, lærerikt om meg selv og mine kolleger. Tar med meg dette.

Kvinne

Trafikksikkerhet

Tar med meg? Vært kjempebra kurs. Kommer ikke på noe. Har det veldig bra.

Mann

Ingen forventninger. Blanke ark.

Bedre kontakt med kolleger. Spent på fremtiden mht endringer. Komme meg tilbake i jobb. Lært mye om meg selv. Ta med meg dette positive. Lærerik kveld.

Kvinne

Ingen forventninger

Positivt, bli flinkere til å si nei. Tør si ifra. Mer åpen og flinkere til å styrke miljøet.

Kvinne

Trodde trafikksikkerhet

Positivt, flinke til å snakke med hverandre. Mer åpen til de andre, ikke irritere seg til andre om ting.

Enheten i Vikhamar hadde ingen klare forventninger til samlingene. De hadde ingen god forhåndsinformasjon og de fleste trodde det skulle handle om trafikksikkerhet. Men reaksjonene er positive og de ser sammenhengen og nytteverdien i forholdet til arbeidssituasjonen.

Tabell 7 viser resultatene fra distribusjonsenheten i Selbu.

.

Tabell 7: Deltagerne i Selbu sine tilbakemeldinger etter samling 2.

Forventninger

Hva jeg føler nå

Hva tar jeg med meg videre

Kvinne

Bilsikkerhet og utstyr i bil

Selbukursene, sikrere på hverandre i arb. situasjonen.

Nyttig opplevelse, lære mer om meg selv, tenke mer

Kvinne:

Blank – ingen forventn.

Første møte positivt. ikke fordøyd alt ennå. Lært mye.

Kjenne hverandre bedre. Fungere videre bra sammen

Kvinne

Spennende, ingen spesielle forventninger

Vært gjennom mye mellommenneskelig. Arbeidsplassen både ute og inne. Lærerikt, et løft. Burde hatt oftere.

Lært mye. Tenke annerledes en før. Vært positivt

Kvinne

Konkret om sikkerhet

Ble motsatt en forventet, men veldig positivt. Alle fikk delta positivt. Mange AHA-opplevelser.

AHA-opplevelser videre. Tenkning fakta-tolking viktig. Kjempebra.

Kvinne

Biler, sikkerhet etc., åpne øynene

Kunnskap om kolleger, gjort noe med det som er tatt opp

Alt som er sagt tar jeg med videre. Sikkerhet, samarbeid, vi er en kjempegjeng

Kvinne

Ingen spes. Lære noe nytt, mer om sikkerhet

Mer kjent med alle, mer åpen, lært mye, tør si ifra.

Fullføre det vi har snakket om

Mann

Ingen forventninger.

Veldig artig ledet (prosess). Ikke opplevd dette før. Veldig bra.

Positivt, rette på ting.

Kvinne.

Spent. Er dette enda et kjedelig møte?

Godt, lært mye om meg selv, tenkemåte, hvordan du er og andre tenker

Bygge på dette videre i arbeidet

Mann.

Konkrete ting på biler og arbeid

Trodde først feil kurs, men så lærte jeg mye om meg selv og de andre. Positivt, lært mye.

Konkrete ting på blokka til videre arbeid. Snakke sammen videre slik vi har lært. Fakta og tolkning viktig, lært mye om dette.

Mann

Bil, utstyr, ikke noe om mennesker i mellom

Voldsomt mye lært om meg selv og andre. Kommunikasjon lært mye om, godt ledet kurs. Fint å delta og bli utfordret.

Positivt i miljøet. Bruke dette videre i dagliglivet. Fakta og tolkning, bruke dette.

Noen av deltagerne i Selbu trodde dette skulle omhandle trafikksikkerhet mens andre ikke hadde noen spesielle forventninger. Men de fleste opplevde samlingene som positive, nyttige og at de vil ta med seg dette videre i arbeidssituasjonen.

Selv om de fleste mente at de kjente hverandre godt fra før gjennom mange års samarbeid, har dette styrket fellesskapet og motivasjonen for å bidra til et enda bedre og robust arbeidsmiljø.

Tabell 8 viser tilbakemeldingene fra distribusjonsenheten i Drammen.

Tabell 8: Deltagerne i Drammen sine tilbakemeldinger etter samling 2.

Deltaker

Forventninger

Hva tar jeg med meg videre

Mann

Ikke store. Ofte er slike samlinger kjedelige og uengasjerende

Annet kurs enn vanlig. Mer med, kjempebra. Veldig åpent, mer enn jeg trodde. Mange AHA, tror teamet vil fungere bedre.

Mann

Supre kolleger. Er ofte presset.

Mer tid. Viktig å hjelpe folk med tunge pakker

Mann

Ingen forvent. Tenkte uff, nok et nytt kurs, bare negativt, hva for noe dritt.

Lett å stå for dette. Bidra til en bedre hverdag

Mann

Ingen. Bare at det var et kurs.

Masse flotte innspill. Gjøre et godt team enda bedre.

Leder

Ingen team ville være med. Tenkte, da tar vi det.

Bygger på det som er bra. Ta med videre det som ble tatt opp. Gravd dypere, veldig bra. Skal ta meg tid til å gjøre det jeg skal.

Kvinne

Kurs, visste ikke hva det var. Restriksjoner? Ble positivt overrasket.

Positivt for å gjøre ting bedre. Samarbeide, bidra mer selv til dette.

Mann

Biler og arbeidsmiljø

Bedre bilpark. Sjekke bilene.

Mann.

Trodde det var om biler. Havnet på villspor trodde jeg. Følte meg nesten lurt. Men ble annerledes, veldig positivt. Mellommenneskelighet og samhold, veldig bra.

Hvis vi bruker dette i hverdagen burde det bli helt topp. Må bruke dette, ellers har det ingen verdi.

Mann

Nok noe tredd ned over hue på oss. Men, ålreit kurs.

Lærte å samarbeide bedre på kort sikt. Men må oppfriskes for varig effekt.

Mann

Ikke noe forventn. Men positivt og bra.

Positivt om samarbeid, bedre kvalitet

Mann

Ingen. Møteplikt. Hva finner dem på no? Kjempepositivt, artig å være med på dette.

Kan fort forsvinne i hverdagen. Lært en del, men kan gå i glemmeboken, hvis vi ikke får tid til å ta det med videre.

Mann

Kurs om sikkerhet, men positiv overraskelse.

Ta tak i det som er kommet fram, bli bedre på samarbeid.

Mann

Dårlig info på forhånd. Positiv overraskelse.

Ta med det positive videre. Tatt opp ting ledelsen kan ta tak i. Bra team, men alle kan bli bedre.

Mann

Ingen forventn. Var på smilekurs på 80-tallet. Dett mer interessant enn smilekurset.

Kjent med kollegaene på en helt annen måte enn før. Bak skallet på kollegaer nå.

Mann

Ingen store forv. Moro innimellom.

Bra folk her, ingen overraskelser. Ordne opp i saker nå.

Mann

Deilig grillmat

Fine folk vi jobber sammen med

Mann

Ingen forventninger. Veldig greit kurs. Det beste kurset jeg har vært på.

Ta med dette videre

Mann

Ingen

Hjelper mye for samarbeid. Forstår tekningen til kolleger. Bedre samarbeid.

I Drammen var det også uklarheter om hva samlingene skulle omhandle. Men responsen er positiv til tross for usikkerheten før samlingene startet. Flere gir klart utrykk for at dette må de ta med videre og bruke det i arbeidsmiljøet.


4.8  Har samlingene bidratt til atferdsendringer?

I tillegg til tilbakemeldingene som deltagerne på samlingene har kommet med (tabell 6-8), ble det avholdt et avsluttende evalueringsseminar med distriktssjefene for de tre enhetene som var med, videre alle enhetslederne og nestlederne, tillitsvalgte, verneombud og representanter fra ledelsen i Posten Norge AS.

Hensikten med seminaret var følgende:

  1. Presentere konseptet med hensyn til innhold og metode.
  2. Presentere resultatene fra evalueringen.
  3. Få tilbakemelding fra lederne om atferdsendringer i arbeidsmiljøet i ettertid

Alle enhetslederne refererte til konkrete atferdsendringer hos flere av de ansatte basert på de forpliktelsene de kom med. Lederne selv ga også utrykk for at de hadde fulgt opp sine egne forpliktelser. Eksempler på forpliktelser og atferdsendringer i denne sammenheng er:

  • Være i bedre humør om morgenen
  • Ta lunsjpauser med de andre
  • Følge opp kontrollen av nestenulykker
  • Hjelpe andre som har mye å gjøre hvis man selv er tidligere ferdig
  • Sørge for at informasjonen når fram til alle
  • Bruke informasjonstavla mer systematisk
  • Bli flinkere til å rose de andre
  • Jeg skal bli flinkere til å tømme søppelbøttene
  • Jeg skal fortsette å kjøre kassetter neste uke og resten av tida
  • Jeg skal bli flinkere til å lytte til det de andre sier

Dette er eksempler på forpliktelser og konkrete handlinger som vil bidra til å styrke og forbedre et arbeidsmiljø. Lederne kunne bekrefte at dette i store trekk har funnet sted.

Refleksjon rundt kurset i smågrupper

Refleksjon rundt kurset i smågrupper


KONKLUSJONER

Vi har i denne rapporten presentert tenkningen som ligger til grunn for pilotprosjektet, hvordan det er gjennomført og evaluert deltagernes opplevelser og vurderinger av de to samlingene. Vi skal i denne avsluttende delen trekke noen konklusjoner og komme med noen perspektiver vedrørende en eventuell videreføring av prosjektet.

5. 1 Hva har samlingene bidratt med?

  • Samlingenes innhold og de pedagogiske grepene som er valgt har vist seg å være velegnet for å motivere, inspirere og bidra til at ansatte forplikter seg og endrer atferd.
  • Det er avholdt to samlinger med en varighet på 4 timer med hver enhet, hvilket er å betrakte som et minimum. Flere samlinger og noe mer tid per samling øker muligheten for mer varige effekter. Men slik det ble gjennomført i pilotprosjektet er det en akseptabel løsning.
  • Arbeidssituasjonen til de ansatte ved enhetene medførte at samlingene ble gjennomført etter arbeidsdagens slutt (ca 1500-1600). Det er et ugunstig tidspunkt med hensyn til våkenhetsgrad. De fikk middag, men ingen hvile før samlingene startet.
  • Informasjonen til enhetene før de deltar på samlingene må være tydelig og avklarende, slik at deltagerne mentalt er forberedt til det som skal skje.
  • Det er ingen god løsning å ha samlingene i spiserommet til enhetene. Deltagerne bør samles et sted utenom arbeidsplassen eller i Postens egne lokaler som er egnet til denne type samlinger.
  • Den sterkeste effekten av samlingene er at et flertall av deltagerne har opplevd og mener at dette har vært ”lærerikt og nyttig”. De har knyttet innholdet i samlingene til arbeidsmiljøet og arbeidsoppgavene.
  • De to andre hovedeffektene ble av et klart flertall opplevd som ”trygt og motiverende” og ”seriøst”. Det bekrefter at det metodiske grepet har bidratt til å skape den åpenheten, spontaniteten og kreativiteten som er helt vesentlig for læringsprosessen.
  • Samlingene vil passe fint inn i de andre satsingene vi kjenner til i Posten Norge AS. Vi sikter da primært til ”Vær sikker” og ”Dialog og utvikling”. Dette fordi samlingene vedrørende utviklingen av en ”sikkerhets- og samhandlingskultur” fokuserer på de sterkeste drivkreftene i mennesket; det glade, omsorgsfulle og dyktige mennesket.
  • En effekt som deltagerne viser til er at de har nytte av dette også utenom arbeidstiden. Det er en svært viktig tilbakemelding, for de menneskene som er ansatt i Posten skal også ha et godt liv resten av døgnet. Samlingene kan da også bidra til en bedret livssituasjon og økt livskvalitet.
  • Vi har ingen dokumentasjon på hvor store effekter et slikt konsept kan bidra med. Men tilbakemeldingene er meget positive, hvilket så langt er å betrakte som en god himmelretning.
  • Samlingene som er gjennomført og de tilbakemeldingene som deltagerne har gitt, må settes inn i en mer helhetlig sammenheng med de andre satsingene Posten Norge AS gjennomfører.


5.2  Hvordan videreføre samlingene?

Vi har vært hos tre enheter i Posten som har forskjellige utgangspunkt for gjennomføring av arbeidet. Det er sikkert flere variasjoner ut over landet som vil by på mange interessante utfordringer. Men slik samlingene er bygd opp med hensyn til innhold og metodiske grep, ligger det implisitt i konseptet at ethvert miljø vil kunne gjennomføre dette. Det er deltagerne selv som definerer samlingenes innhold relatert til sin egen arbeidsplass og oppgaver. Prosesslederne skal ikke belære, men bidra til at deltagerne selv tar initiativet til læring. Frithjof  Nansen har på en fortreffelig måte beskrevet det på følgende vis (se rammen).

Frithjof Nansen til en studentforsaling (ukjent dato)

Frithjof Nansen til en studentforsamling (ukjent dato)

Hvis samlingene slik vi har gjennomført dette skal bli en del av Posten Norge AS sine satsinger, må man vurdere en intern utdanning av prosessledere. Følgende momenter er viktige:

  1. Utrede hvordan de to samlingene som er gjennomført kan integreres i det øvrige arbeidet som retter seg mot utviklingen av en god ”sikkerhets- og samhandlingskultur”.
  2. Hvilken nytte vil samlingene føre til sammen med andre satsinger, eksempelvis ”Vær sikker” og ”Dialog og utvikling”?
  3. Hva er den riktige timingen for iverksettelsen av samlingene, slik at samhandlingseffekten med de andre satsingene blir optimal?
  4. Iverksette utdanning av prosessledere basert på erfaringene med de to samlingene som er gjennomført. Viktige momenter i en slik utdanning er:

  • Utvelgelse av potensielt egnede prosessledere i Posten Norge AS.
  • Gjennomføre samlinger med potensielle prosessledere som deltagere slik at de selv opplever effektene av innholdet og de metodiske grepene.
  • Praktisere deler av samlingene på hverandre for å utvikle den nødvendige kompetansen.
  • Varigheten på grunnutdanningen vil omfatte 3-4 samlinger à 2-3 dager. Det ideelle antallet deltagere er 10 – 12.
  • Etter avsluttet grunnutdanning gjøres den endelige utvelgelse av de som viser seg egnet.
  • Alle må følges opp med veileding den første tiden ute blant enhetene.
  • Evalueringsmøter avholdes med alle prosesslederne etter at de har gjennomført samlinger for å diskutere erfaringer og ivareta videre læring og utvikling.
  • Utdanningen gjøres i et samarbeid mellom Posten Norge As, SINTEF og relasjonsbygger Bjørn Smith-Hald.

Vi har gjennomført et pilotprosjektet etter intensjonen. Tilbakemeldingene er meget gode fra deltagerne. En videreføring må utredes med hensyn til å tilpasse dette til andre aktiviteter og initiativ. Vi har valgt et perspektiv på prosessen som kan bidra til glade, omsorgsfulle og dyktige ansatte i Posten Norge AS.

Alterhaug, B               Improvisation on a triple Theme: Creativity, Jazz Improvisation and Communication. Musikkvitenskapelig Institutt NTNU 2003

Cox, S. & Flin             Safety Culture: philosopher’s stone or man of straw

Work Stress, 12, 189-201 (1998).

Hovden, J                   The development of New Safety Regulations in the Norwegian Oil and Gas

Industry. Pergamon Amsterdam 2002.

Reason, J                     Managing the Risks of Organizational Accidents.(1997).

Ramstad, L. S

Antonsen, S

Paaske, B. J

Sakshaug, K

Serck-Hansen, C

Ytrehus, I. K

.                                   Beskrivelse og forbedring av sikkerhetskultur inne transportsektoren.

RISIT Sluttrapport NTNU Samfunnsforskning 2008

Smith-Hald, B             Bruk av actionmetoder i relasjonsbygging og kommunikasjon

Relasjonsbyggerskolen – 2008, smith-hald@0nline.no

Sten, T

Fjerdingen, L               Sikkerhetskultur innen transport: En kunnskapsoversikt

SINTEF Veg og Samferdsel-2003

Tinmannsvik, R. K      Robust arbeidspraksis. Hvorfor skjer det ikke flere ulykker på sokkelen?

Tapir Akademisk Forlag, Trondheim 2008

Reklamer

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s